Ticaret Bakanlığı ile Hazine ve Maliye Bakanlığı, muhasebe dışı ticari defterlerin elektronik ortamda tutulmasını zorunlu kılan düzenlemeyi yürürlüğe aldı. Resmi Gazete’de yayımlanan değişiklikle, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin e-ortamda tutulması zorunlu hale getirildi.
Düzenlemenin kapsamı
“İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ” ile tebliğ kapsamındaki şirketler, pay defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterini elektronik ortamda tutmakla yükümlü olacak. Böylece şirketlerin kurumsal kayıtlarının dijital ortamda izlenebilirliği ve mevzuata uyumu güçlendirilecek.
Geçiş ve kapanış onayı süreleri
Fiziki olarak defter tutarken elektronik ortama geçiş yükümlülüğü doğan şirketler için kapanış onayı süresi uzatıldı. Bu kapsamda, yükümlülüğün başladığı tarihten itibaren notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırma süresi 2 aydan 6 aya çıkarıldı. Uygulama, geçiş döneminde şirketlere ilave zaman tanıyarak uyum maliyetlerinin yönetilmesini hedefliyor.
Yönetim kurulu karar defterine ilişkin usul
Yönetim kurulu karar defterini elektronik ortamda tutmaya başlayan şirketler, tekrar fiziki deftere dönmek istemeleri halinde bu talebi yönetim kurulu kararıyla Ticaret Bakanlığı’na bildirebilecek. Bildirim üzerine ilgili defter sistemde kapatılacak; fiziki defterin açılış onayı ise Bakanlıkça verilen belgeye dayanılarak noter tarafından gerçekleştirilecek. Bu süreç, defter türleri arasında geçişlerde kayıt bütünlüğünün korunmasını amaçlıyor.
